Externaliser votre messagerie
L’externalisation de votre messagerie, que vous soyez, ou non, déjà sur une plate-forme Microsoft Exchange, vous apportera un certain nombre d’avantages opérationnels et une réduction de coût liés :
- au matériel : grâce à notre architecture technique : vous n’avez plus à acheter de matériel informatique et à le maintenir,
- aux licences des logiciels : vous n’aurez plus à les acquérir, vous ne payez que ce que vous utilisez
- à la gestion au quotidien par des ressources externes à votre entreprise.
Si nous sommes tous attentifs au ratio Prix / Services Rendus dès lors que nous souhaitons acquérir ou investir dans un produit ou un service, il ne faut pas oublier un autre point particulièrement important lorsque cet investissement concerne un groupe de personnes : L’accompagnement au changement.
Changer les habitudes de travail d’un groupe de personnes, voire d’une entreprise tout entière, doit se faire selon un mode opératoire bien préparé. Dans le cas contraire, la nature humaine reprend le dessus et l’on se trouve rapidement à avoir à faire face à des blocages, des refus, des oppositions plus ou moins rationnels.
Le bon choix dans une démarche d’externalisation :
Prix / Services
+ Accompagnement au Changement
+ Support au quotidien
+ Possibilité de revenir en Arrière
+ Confidentialité de vos données hébergées
Dans les rubriques qui suivent, nous vous proposons d’aborder les points clés afin de mieux estimer la pertinence de l’externalisation par rapport à vos attentes, vos problématiques. En effet le choix de mettre en place l’externalisation de sa messagerie peut prendre sa source à différents niveaux de votre entreprise.
- Réduction des investissements
- Réduction des coûts d’exploitation
- Augmentation des performances
- Augmentation des fonctionnalités (travail collaboratif, accès distant…)
- Réorganisation
Les fonctionnalités et les avantages du travail collaboratif
Le travail collaboratif est encore peu utilisé en France. Il devient néanmoins de plus en plus flagrant que dès que des utilisateurs découvrent les gains de temps et la puissance des fonctionnalités offertes, il n’est plus possible de leur retirer. Prenez le temps de parcourir nos tutoriaux, vous y découvrirez certainement des fonctionnalités qui peuvent vous faire gagner du temps.
Aujourd’hui encore bon nombre d’utilisateurs d’outils informatiques perçoivent mal l’étendue des fonctionnalités qui pourraient être mise en place dans l’entreprise (agendas partagés, gestion de documents, suivi de projet, annuaire de contacts, gestion de ressources, …) afin de réduire les perte de temps liés à des opérations répétitives et fastidieuses.
Au-delà de la messagerie, jetez un œil sur notre offre SharePoint. Vous y découvrirez un nouvel univers.
Les atouts
La rubrique suivante vous présente dans le détail les atouts du travail collaboratif avec Microsoft Exchange.
Question : Quels sont les fonctionnalités utilisés par les utilisateurs de messagerie de votre entreprise ?
Les architectures techniques
Nous avons regroupé un certain nombre d’architecture types, vous permettant de vous forger une première idée de ce que vous pouvez mettre en œuvre. Bien entendu, cette liste n’est pas exhaustive et des variantes sont donc possibles afin de répondre à votre environnement et votre mode de fonctionnement.
Question : Avez-vous une idée précise de l’architecture de votre réseau informatique actuel et de son rétablissement en cas de Crash ? Dans le cas d’un changement d’architecture ou de services, savez-vous s’il est possible de revenir en arrière en cas problème et en combien de temps ? Quelles sont les fonctionnalités informatique vitales de l’entreprise ?
Les aspects financiers : Coût des Investissement + Coût d’exploitation
Vous pouvez consulter ces exemples d’architecture qui vous donneront quelques clés de comparaison sur les coûts directs et indirects des deux options que vous avez actuellement :
J’investie moi-même dans l’architecture ou J’utilise une solution d’hébergement
Question : Avez-vous déjà une idée précise du coût d’exploitation de votre informatique ?
Gestion du changement
Nous vous proposons quelques « bonne pratiques » lors de la mise en place de nouvelles procédures ou « outils » dans vos équipes ou dans votre entreprise.
Question : Aviez-vous prévu de prendre en compte le caractère humain des utilisateurs dans votre projet de changement de votre messagerie, aviez-vous envisager de former les utilisateurs avant de procéder à la migration, aviez-vous envisager de prendre quelques utilisateurs pilotes comme premiers « évaluateurs » afin qu’ils propagent la bonne parole au sein de l’entreprise et rassurent les craintifs et désamorcent les râleurs ?
Avant d’aller plus en avant, nous vous rappelons que chez OpenHost, vous avez la possibilité de tester nos offres. N’hésiter pas à contacter notre équipe pour ouvrir trois comptes de messagerie pour réaliser quelques tests en Live. Vous pourrez ainsi vous baser sur nos tutoriaux pour mettre en place le travail collaboratif ou nous appeler par téléphone pour que l’on vous guide. Ces essais vous feront peut être réagir sur la manière dont vous travaillez actuellement avec vos collaborateurs, clients, partenaires, sous-traitants.
Dans notre article, les 10 points clés de l’hébergement, vous trouverez certainement des réponses aux principales questions que vous vous posez.
Contactez-nous et prenons le temps de discuter de votre projet :