Hébergement Exchange : Simple ou compliqué ?

Découvrez notre offre d’hébergement Exchange 2010, nous vous proposerons par la suite :

• De tester nos solutions en live pour que vous puissiez vous forger une idée précise de nos solutions et de nos services  : contactez-nous pour nous demander vos comptes de test.
• De vous accompagner dans ce projet en mettant à votre disposition un interlocuteur dédié : ce sera donc toujours la même personne qui s’occupera de vous !
• Si vous le souhaitez, de venir dans votre entreprise pour vous accompagner à la mise en place et à la formation éventuelle des utilisateurs.
• D’avoir un avis constructif et objectif sur ce que vous recherchez au travers de l’hébergement  : messagerie Exchange, travail collaboratif avec SharePoint, logiciel métier à partager avec des nomades, CRM, ERP, GRC, BPM, Compta, Reporting, avec des produits comme SAGE, CIEL, EBP…

Chez OpenHost, vous ne payez que les ressources que vous utilisez. Si vous avez des boites e-mail en trop, vous pouvez les supprimer. Si vous souhaitez en créer 5 l’été pour des stagiaires, vous ne paierez que les deux mois d’utilisation.

Notre facturation se fait au mois sur la base des fonctionnalités effectivement actives.

Voyons maintenant ce que nous mettons concrètement en place pour pouvoir vous assurer que l’utilisation au quotidien de notre solution de messagerie Exchange est simple.

Pour les utilisateurs utilisant déjà le logiciel de messagerie Outlook de Microsoft:

S’ils connaissent déjà le logiciel de messagerie Outlook, alors aucune formation n’est à prévoir et, apriori, pas d’installation de logiciel non plus.

Ils recevront, soit directement d’Openhost, soit par votre intermédiaire, un e-mail leur décrivant comment basculer sur la nouvelle messagerie. Si vous nous le demandez, nous effectuons nous même les changements sur les ordinateurs des utilisateurs, sinon, il leur suffit de se baser sur le document qu’ils recevront en pièce jointe dans l’e-mail de bienvenue. Cette opération prend moins de 3 minutes. Vous pouvez également demander à votre prestataire informatique de proximité de s’occuper de cette tâche. Vous trouverez ici un exemple sur la dite procédure.

Pour les utilisateurs ne connaissant pas le logiciel de messagerie Outlook de Microsoft :

Dans ce cas, nous vous proposons deux possibilités. La première qui, de toute façon, nous semble tellement simple à réaliser qu’elle peut même être appliquée aux utilisateurs connaissant déjà Outlook, consiste à consulter nos tutoriaux disponibles sous forme d’article ou de vidéo, expliquant le fonctionnement « basic » d’Outlook. D’autres tutoriaux sont également disponibles pour approfondir vos connaissances sur l’utilisation des petites fonctionnalités particulièrement agréables à mettre en place (signature de mail, classement automatique, colorisation des titres des mails reçus pour visualiser rapidement les mails provenant de personnes ou d’entreprise importantes, partager un calendrier, des contacts, des mails, etc…).

Nous pouvons également réaliser une session de formation au sein de votre entreprise afin de transmettre aux utilisateurs les bonnes pratiques d’utilisation.

Il est impératif de procéder à cette phase d’information bien avant le changement. Etant centre de formation référencé, nous pouvons assurer ces formations sur votre budget formation ou DIF.

Pour le reste, nous procédons comme ci-dessus.

Remarque : Outlook est le logiciel de messagerie le plus utilisé dans les entreprises. Il est à la fois ergonomique et puissant. Vous trouverez de nombreuses informations sur Internet pour effectuer des réglages ou mettre en place des automatismes au sein d’Outlook. Pour des utilisateurs n’ayant jamais utilisé Outlook, une simple présentation interactive est suffisante pour leur permettre de prendre leurs marques par rapport à leur logiciel de messagerie habituel. Nous vous fournissons gracieusement ces tutoriaux.

Dans tous les cas nous pour habitude de démarrer la migration avec des utilisateurs volontaires et curieux. Ils auront ainsi la possibilité de démontrer à leurs collègues que la nouvelle solution de messagerie mise en place par l’entreprise est :

• facile à mettre en place,
• simple d’emploi
• performante.

Pour le chef d’entreprise ou le RSI (Responsable du Système d’Information) en charge de la gestion des besoins informatiques :

Afin de vous décharger de l’exploitation au quotidien de votre messagerie, nous avons opté pour mettre à votre disposition un interlocuteur unique qui réalisera pour vous les changements que vous souhaitez éventuellement réaliser sur votre messagerie hébergée Exchange 2010. Comme par exemple : création de boites mails, suppression, récupération de mails, partage de documents, etc…

Nous avons en effet constaté que beaucoup de nos clients préfèrent solliciter un spécialiste pour réaliser ces opérations plutôt que de perdre du temps à les faire eux mêmes via des interfaces d’administration distantes. Chez Openhost ces opérations sont gratuites. Il vous suffit de nous contacter par mail ou téléphone. Pour des raisons évidentes de sécurité, seules les personnes habilitées par votre entreprise pourront procéder à ces demandes (Gérant, PDG, DG, RH, DAF, RSI…).

Dans bien des cas, seul le chef d’entreprise et la personne en charge des ressources humaines sont habilitées à procéder à des demandes de changements. Néanmoins, dès que la taille de l’entreprise permet d’avoir un RSI/DSI, c’est avec lui que nous échangeons. Les prestataires informatiques de proximité avec qui pouvez également travailler, souvent par le biais d’un contrat de maintenance, peuvent également être habilités pour intervenir en votre nom.

Nous ne pouvons pas être à la fois plus souple et plus fiable pour vous simplifier la vie !

Installation de Logiciels

Si d’aventure vous ne possédez pas sur vos ordinateurs le logiciel de messagerie Outlook 2007 ou 2010, nous vous mettons à disposition les outils nécessaires pour procéder à son installation. Soit par la fourniture de DVD d’installation que nous vous envoyons, soit par un lien de téléchargement. Là aussi nous vous proposons de vous épauler, si vous le souhaitez, afin de réaliser les premières installations avec vous ou de réaliser l’intégralité des installations.

Remarque : Grâce à Openhost vous profitez toujours gratuitement de la dernière version des logiciels. Ainsi si vous mettez en place votre messagerie hébergée dès aujourd’hui avec Outlook 2007, vous pourrez mettre en place Outlook 2010 ultérieurement et cela sans surcoût.

Mise en place de la bascule

Pour utiliser une messagerie Exchange 2010 hébergée, il faut bien entendu, à un moment donné, paramétrer vos ordinateurs pour qu’ils se connectent sur votre nouveau serveur hébergé chez Openhost.

Cette opération, parfois mal présentée, est souvent un mystère, qui n’incite pas à passer le cap.

Sans rentrer dans l’intégralité des aspects techniques, car c’est à nous de le faire pour vous, voici les modes opératoires dans trois situations différentes :

Si vous possédez  déjà une messagerie Exchange dans votre entreprise et que vous souhaitez basculer vers votre serveur hébergé chez OpenHost.

Remarque : Il est important de noter que vous ne changez pas d’adresse e-mail durant cette opération (sauf si vous nous le demandez).

Nous supposerons que dans votre entreprise nous avons plusieurs personnes à basculer les uns après les autres.  Voici ce que nous ferons :

1. Nous effectuons un forward, c’est à dire un transfert automatique des mails de votre boite vers la boite de votre serveur OpenHost
2. Nous re paramétrons votre Outlook pour qu’il se connecte désormais sur le serveur d’OpenHost
3. Nous synchronisons les mails afin que toutes les informations stockées dans votre Outlook remontent sur le serveur d’OpenHost (vous pouvez ainsi utiliser OWA* et votre smart-phone pour lire vos mails et profiter du système de sauvegarde d’OpenHost)
4. Une fois tous les utilisateurs ainsi basculés, nous transférons votre nom de domaine de mail (ex @masociété.com) vers notre serveur (nous effectuons cette opération pour vous si vous le souhaitez)
5. Vous pouvez éteindre votre  serveur Exchange

Si vous ne possédez pas de serveur Exchange et que vous êtes hébergés chez un FAI (Fournisseur d’Accès à Internet) et que vous avez un nom de domaine.

Remarque : Si vos adresses mail sont personnalisées avec  le nom de l’entreprise ( ex:  nom.prenom@ma-societé.com), cela indique que vous possédez bien un nom de domaine.

Dans ce cas la procédure est très similaire à la précédente si vous avez déjà Outlook sur vos ordinateurs.

1. Nous effectuons un forward, c’est à dire un transfert automatique des mails de votre boite vers la boite de votre serveur OpenHost
2. Nous re paramétrons votre Outlook pour qu’il se connecte désormais sur le serveur d’OpenHost
3. Nous synchronisons les mails afin que toutes les informations stockées dans votre Outlook remontent sur les serveurs d’OpenHost (vous pouvez ainsi utiliser OWA* et votre smart-phone pour lire vos mails et profiter du système de sauvegarde d’OpenHost)
4. Une fois tous les utilisateurs ainsi basculés, nous transférons votre nom de domaine de mail (ex @masociété.com) vers notre serveur (nous effectuons cette opération pour sous si vous le souhaitez)
5. Vous pouvez résilier votre abonnement mail avec votre FAI.

Si vous n’utilisez pas Outlook sur vos ordinateurs (consultation uniquement  via WebMail ou via un autre logiciel de messagerie) et que vous n’avez pas de nom de domaine.

1. Nous créons un nom de domaine pour votre entreprise afin que vos mails aient une des formes suivantes
   1. nom.prenom@ma-societe.fr (.com, .org…)
   2. initiale@ma-societe.fr (.com, .org…)
   3. autre selon votre choix : identité@mon-domaine
2. Vous communiquez quelques semaines à l’avance sur le fait que vous allez changer vos adresses e-mail. Mailling à vos contacts puis un rappel sur chaque mail après les formules de politesse.
3. Nous effectuons un forward, c’est à dire un transfert automatique des mails de votre boite actuelle vers la boite de votre serveur OpenHost. Ainsi vous continuez de recevoir les mails de toutes les personnes qui continuent de vous envoyer des messages sur votre ancienne adresse.
4. Nous installons et paramétrons votre Outlook pour qu’il se connecte sur votre boite mail actuelle pour récupérer les mails, les contacts etc… Puis nous re paramétrons Outlook pour qu’il se connecte désormais sur le serveur d’OpenHost.
5. Nous synchronisons les mails afin que toutes les informations stockées dans votre Outlook remontent sur le serveur d’OpenHost (vous pouvez ainsi utiliser OWA* et votre smartphone pour lire vos mails et profiter du système de sauvegarde d’OpenHost)
6. Quand vous estimez que vous ne recevez plus de mails sur vos anciennes adresses, vous pouvez résilier votre abonnement/compte mail avec votre FAI.

* OWA : « Outlook Web App » permet de se connecter à sa boite mail depuis n’importe quel ordinateur raccordé à internet et cela via un simple navigateur Web. Pour des raisons de sécurité cette fonctionnalité peut être désactivée à votre demande. Par défaut elle est opérationnelle et incluse dans le prix de mise à disposition d’une boite e-mail.

Combien cela coûte t-il ?

Notre offre de messagerie hébergée Exchange 2010 vous est accessible à partir de 2€ HT par mois et par utilisateur.

En fonction de la quantité des fonctionnalités et des autres services d’hébergement que vous souhaitez mettre en place pour votre entreprise nous vous réalisons un devis sur mesure.

Il faut bien évidement mettre en perspective les coûts d’utilisation, les coûts d’investissement et d’exploitation si vous mettez en place vous même cette solution dans votre entreprise et ce sans perdre de vue que c’est une fonctionnalité stratégique pour votre entreprise.

Voici, très rapidement listé, les équipements nécessaires pour installer dans vos locaux une solution de messagerie Exchange avec les fonctionnalités :  de travail collaboratif, Smart-phone et OWA*

• Une connexion ADSL professionnelle avec débit garantie ( ~100 à 300 € /mois)
  afin de n’avoir pas de coupure mais aussi de garantir  une connexion fluide depuis l’extérieur pour les Smart-Phone et OWA
• Deux serveurs professionnels en mode cluster (bascule d’un serveur à l’autre en cas de panne)
  Deux alimentations par serveur / 5 disques durs en mode RAID par serveur
• 2 x Licences Windows Serveur Entreprise
• 2 x Licences Serveur Exchange + Licences utilisateurs
• Onduleur avec batterie de secours en cas de coupure électrique (l’arrêt brutal d’un serveur peut endommager les fichiers de stockage des données de la messagerie).
• Protection électrique contre la foudre
• Système de sauvegarde
  et une politique de stockage des « bandes/cassette/disque » en dehors de l’entreprise (en cas de vol, incendie),
  tester périodiquement les sauvegardes
• Une personne formée pour superviser cet ensemble afin de d’anticiper les dysfonctionnement, les pannes, les problèmes avec les utilisateurs
• Une pièce climatisée
• Un contrat de maintenance avec intervention rapide sur la partie matériel et logiciel

Il faut compter au minimum 15 à 20.000 € HT pour une telle solution pour 50 utilisateurs.

Si vous menez réellement une réflexion sur l’hébergement de messagerie ou plus généralement sur l’hébergement de services informatiques, prenez contact avec nous, vous gagnerez du temps et vous obtiendrez des réponses  à la fois précises et adaptées à votre problématique.

• Hébergement de messagerie Outlook
• L’hébergement Exchange : Combien cela coûte t-il ?