Hébergement SharePoint
Notre plate-forme SharePoint 2010 en mode hébergée peut vous simplifier les échanges d’informations, notamment si au sein de votre activité, de votre entreprise, vous manipulez de nombreux documents, vous partagez des plannings, vous travaillez sur différents projets/missions… Vous pourrez ainsi travailler en mode collaboratif à la fois avec tous les collaborateurs de l’entreprise, mais aussi, si vous le souhaitez avec des partenaires extérieurs, des prospects, des clients.
En fonction de la quantité des fonctionnalités et des autres services d’hébergement que vous souhaitez mettre en place pour votre entreprise nous vous réalisons un devis sur mesure.
Comment SharePoint répond-il aux besoins des entreprises ?
SharePoint 2010 utilise un seul et unique moyen d’accès : un navigateur Internet (comme Internet Explorer, Chrome ou Firefox…)
Sachez qu’avec OpenHost vous pouvez tester gratuitement ce service pendant 30 jours, rien de mieux pour se faire une idée bien concrète des avantages que vous pourrez en tirer. Contactez nous pour en savoir plus.
Les services SharePoint étant particulièrement souples pour répondre aux multiples besoins de votre entreprise, besoins différents en fonction de votre secteur d’activité, il n’est pas aisé de les résumer en quelques lignes.
Nous vous proposons une présentation en deux volets :
- Les fonctionnalités
- Les exemples
Partage de documents via un ensemble de dossiers et sous-dossiers
Le premier volet vous liste de manière synthétique les fonctionnalités de SharePoint, il se peut que vous ne perceviez pas immédiatement comment ces fonctionnalités peuvent s’articuler dans votre activité afin d’en fluidifier les échanges. En prenant le temps d’aller jusqu’au bout de cet article, vous découvrirez dans le second volet des exemples concrets de mise en œuvre de SharePoint dans différents secteurs d’activités.
Rappel : Dans une entreprise, le partage de documents prend souvent la forme d’un ensemble de dossiers et de sous-dossiers partagés avec les utilisateurs. Dès que le nombre de documents augmente, la gestion et la recherche deviennent vite fastidieuses. La position d’un document dans l’arborescence peut également ne pas être évidente pour celui que le recherche.
Qu’est ce que SharePoint 2010 ?
SharePoint est un lieu, un espace, un portail où des utilisateurs peuvent accéder à des services pour consulter, échanger, modifier de manière ergonomique et sécurisée, des pages d’informations et/ou des documents avec comme outils d’accès : un navigateur Internet, Outlook, Word, Excel, Access. Vous pouvez regrouper les informations par thème ou par public au sein d’une collection de Sites.
Pour bien cerner le périmètre de cette définition, il convient de préciser certains termes.
Qui sont les utilisateurs potentiels de SharePoint : des membres de l’entreprise, des clients, des partenaires, des prestataires, des prospects, des internautes…
A vous de choisir qui peut accéder à vos services SharePoint. Vous pouvez ainsi mettre en place SharePoint uniquement pour des besoins internes et/ou pour des besoins externes en ayant une partie public pour faire la promotion de votre activité (comme le ferait un site Internet conventionnel) au un Extranet pour que vos clients se connectent sur un espace dédié.
Quels sont les Services ?
- Le partage d’informations statiques (pages, articles), de documents (Word, Excel, PowerPoint, autres…) et de contenu multimédia (lecture, ajout, modification et suppression)
- La gestion de plannings à travers les calendriers partagés
- La gestion des accès des utilisateurs (lecture seule, écriture, suppression, relecture, publication administration…)
- La personnalisation des zones et la création de sous-sites.
Fini la recherche ou la perte de documents ! centralisez et retrouvez toutes vos informations clefs sur un portail sécurisé.
Quid des sites de SharePoint 2010 ? les services de SharePoint vous permettent d’accéder à vos informations via un Site principal : Le Portail. A ce jour la plupart des personnes équipées d’un ordinateur savent utiliser un navigateur Internet, alors, dans le but de limiter les changements d’habitudes, SharePoint s’appuie sur un Site (ou plusieurs) pour présenter les informations aux utilisateurs.
Mais pourquoi parler des sites web au pluriel ?
Car SharePoint peut contenir une collection de sites (une collection de Zones) afin de vous permettre de dédier certains d’entre eux à des rôles spécifiques. Vous pouvez vous représenter ces sites et sous-sites comme des dossiers et des sous dossiers ou plus exactement comme les services d’une entreprise (Service Commercial, Recherche et Développement, Production, Marketing, SAV,DSI…).
A la différence près que nous parlons ici de Sites, il ne s’agit donc pas uniquement de partager des documents, mais également des informations sous forme de pages ou d’articles. Voici quelques exemples s’appuyant sur des entreprises différentes :
Exemple a) : 1 site à usage interne pour le partage de documents entre les collaborateurs et 1 site web public pour faire la promotion de l’entreprise sur Internet
Menus SharePoint
Exemple b) : 3 sites à usage interne pour le partage de documents entre les collaborateurs, pas de site Internet via SharePoint puisque l’entreprise possède déjà son site Internet.
Sites SharePont Internes:
- 1 site à usage interne pour tous les salariés (Doc RH, Communication, Fiche Produit, Planning, etc…)
- 1 site à usage interne pour le service commercial (Accès Restreint à l’équipe commerciale et CODIR)
- 1 site à usage interne pour la production (Accès Restreint à l’équipe commerciale et CODIR)
Exemple c) : 6 sites à usage interne pour le partage de documents entre les collaborateurs et des sous-sites internes, ainsi qu’un site Web Public et un Site Web pour les Partenaires distributeurs, répartis comme suit :
- 1 site à usage interne pour tous les salariés (Doc RH, Communication, Fiche Produit, Planning, etc…)
- 1 site à usage interne pour le Service Commercial (Uniquement le Service Commercial)
- 1 site à usage interne pour la Production (Accessible à tous)
- 1 site à usage interne pour le Marketing (Accessible à tous)
- 1 sous site à usage interne pour la future gamme de produit One (Accès Restreint)
- 1 sous site à usage interne pour la future gamme de produit Two (Accès Restreint)
- 1 sous site à usage interne pour la future gamme de produit Three (Accès Restreint)
- 1 site à usage interne pour le Service Support (Accessible à tous)
- 1 sous site à usage interne pour les personnes du Support (Accès Restreint)
- 1 site à usage interne pour le R & D (uniquement pour les personnes du R&D)
- 1 sous site à usage interne pour le projet Alpha (uniquement pour les personnes travaillant sur ce projet)
- 1 sous site à usage interne pour le projet Beta (uniquement pour les personnes travaillant sur ce projet)
- 1 sous site à usage interne pour le projet Gamma (uniquement pour les personnes travaillant sur ce projet)
- 1 site web pour les Distributeurs (Accès Restreint)
Ci-dessous un exemple de suivi du projet Alpha
Question : Quelle est ou quelles sont les populations les plus concernées au sein de vos activités par le partage d’informations ?
Remarque : Vous pouvez rassembler les utilisateurs par groupe d’appartenance afin de gérer plus facilement les droits d’accès aux informations. Service Commercial, SAV, Prod, Site de Lyon, Agence de Marseille, R&D projet Alpha…
Comment déposer du contenu sur le portail SharePoint ?
Dans la notion de contenu il faut voir à la fois des documents (Word, Excel, Project, Power Point etc…) mais aussi des pages ou articles contenant des informations statiques. Un exemple pourrait être le service commercial (ou marketing) qui met à disposition sur sa zone des pages présentant les gammes de produits/services actuellement au catalogue de l’entreprise accompagné de quelques documents à télécharger (brochures, grilles de prix, notices…)
Toute la création des pages/articles et les dépôts des documents se fait par le biais, d’un simple navigateur Web, de l’explorateur de fichier de Windows, de WebDav, d’OutLook, Word, Excel… L’environnement est intuitif et, si vous le souhaitez, vous pouvez soit utiliser nos tutoriaux vidéo si vous êtes client OpenHost ou solliciter notre centre de formation pour mettre en place un session de formation dans vos murs si vous pensez qu’un accompagnement est nécessaire.
Des exemples concrets
Le premier exemple se veut assez générique, car vous pouvez très facilement le transposer. En effet il est aussi bien applicable à un service Commercial, ou à un service de Production, ou même à un Service Support…
Nous partons donc d’une entreprise possédant un Portail SharePoint et des sous-sites par Service.
Quel fonctionnement souhaite t-on pour ce sous-site de la DIRection COMmerciale ?
Quel est le contenu utilisé par ce service commercial et qui peut y accéder ?
Le sous site doit-il être accessible depuis internet ?
NON, usage interne uniquement.
Voici un exemple de ce pourrait être cette zone d’information.
Liste des documents/pages accessibles par toute personne de l’entreprise
- Pages Statiques
- Les dernières ventes
- L’évolution du marché
- Le rôle de chacun dans l’équipe (organigramme, N° de téléphone, Mail)
- Historique des ventes
- La meilleure vente du mois, du trimestre
- Documents
- Catalogue Public des Produits et Services
- Brochure commerciale, fiches produits, exemple client (case study)
Liste des documents/pages accessibles uniquement par l’équipe commerciale
- Pages Statiques
- Règle du jeu du concours de vente
- Articles Technico Commerciaux sur les produits au catalogue
- Articles Technico Commerciaux sur les produits de la concurrence
- Pages Dynamiques
- Suivi de l’évolution des ventes (Graphique)
- Suivi du planning des gros projets
- Suivi des prospections
- Litiges en cours
- Revue de presse
- Documents
- Grille de prix avec marge
- Outils de chiffrage
- Modèle de Devis
- Modèle de Courrier
- Document type pour réponse aux appels d’offres
- Offres / Devis transmis au Prospect / Client
Cette première présentation de SharePoint devrait avoir fait surgir des questions et de nouveaux axes de réflexions.
Contactez-nous et prenons le temps de discuter de votre projet :