10 raisons : pourquoi choisir une solution d’hébergement de messagerie ?

Pourquoi choisir une solution Exchange hébergée ? Pour réduire vos coûts sans investir ! Voilà la clef de voute des solutions d’hébergement. Utiliser des applicatifs toujours disponibles et sécurisés pour améliorer votre efficacité. Découvrez en détail les 10 points majeurs d’une solution d’hébergement Hosted Exchange 2010 :

• Exchange est considéré comme le serveur de messagerie et de travail collaboratif le plus populaire au monde.
• Plus de 70 % des entreprises choisissent Microsoft Exchange comme système de messagerie professionnelle… et vous ?

Voici 10 points que vous devez balayer pour décider de la mise en place d’une solution d’hébergement de messagerie Exchange.

Nous n’avons pas la prétention de dire que tout réside dans ces quelques lignes, mais vous y retrouverez les questions et les réponses les plus fréquemment posées.

1. Augmentez la productivité de l’entreprise :

Réduire vos coûts sans investir. Utiliser des applications toujours disponibles et sécuriséesAméliorer votre efficacité

En allant au-delà du simple échange de courriers électroniques et en ajoutant à votre messagerie des fonctions

collaboratives : partage de calendriers, planification et délégation de tâches, centralisation des contacts et des dossiers partagés, … vous réduirez les pertes de temps, donc vous augmenterez la productivité pour le plus grand plaisir de tous car perdre du temps sur des tâches sans valeur ajoutée n’est pas particulièrement motivant.

Certains  collaborateurs de l’entreprise se déplacent souvent :  grâce aux différents modes d’accès nomades la consultation des informations contenues dans la messagerie se fait facilement, soit depuis n’importe quel PC connecté à Internet soit depuis un smartphone (iPhone, HTC, Nokia, ASUS, Sony Ericsson, Samsung,…) depuis un BlackBerry ou un tablet PC comme l’iPad.

2. Gagnez du temps avec Hosted Exchange 2010 :

Avec les calendriers partagés d’Outlook , il est enfin très facile de « caler » une réunion en vérifiant la disponibilité de chaque participant. Il est également possible de gérer la réservation d’un salle de réunion, d’un vidéo projecteur, d’une voiture de service…

Quel que soit votre terminal de consultation (votre PC avec Outlook, votre Smartphone, ou via Internet avec Outlook Web Access), vous retrouvez facilement et rapidement tous vos contacts dans vos carnets d’adresses personnels et partagés.

3. Collaborez plus efficacement :

Les collaborateurs de l’entreprise pourront ainsi travailler plus simplement ensemble en utilisant :

• Des courriers électroniques,
• Des contacts professionnels,
• Les calendriers de travail,
• Des dossiers publics pour partager leur travail

Ils peuvent ainsi facilement être mis en commun sans empiéter sur la vie privée, puisque il est toujours possible de choisir ce qui doit être partagé ou non (rendez-vous, contacts et mails perso…).

4. Accédez à votre messagerie électronique de partout, en temps réel :

Restez toujours en contact :

• Depuis votre bureau avec Outlook : l’ensemble de vos données sera synchronisé depuis n’importe quelle connexion Internet.
• Depuis un poste informatique connecté à Internet (cybercafé, chez un client ou de chez vous) avec Outlook Web Access (OWA) via une connexion sécurisée et cryptée.
• Depuis votre téléphone Portable avec ActiveSync ou un BlackBerry vous recevez les objets sélectionnés dans votre messagerie en temps réel. Vous gérer vos mails comme sur un PC (lecture, suppression, classement, réponse…)  Fini le câble USB de synchronisation entre votre PC et votre téléphone : tout se fait automatiquement par les airs.

Pour en savoir plus, découvrez nos solutions de mobilité Exchange.

5. Réduisez vos coûts de fonctionnement :

Pour aborder la problématique de réduction des coûts, il est nécessaire d’avoir déjà une idée assez précise de ce que représentent les coûts d’investissements, les coûts d’exploitation et les coûts de non fonctionnement.

Le coût d’investissement comprend :

• l’achat des ordinateurs (serveurs),
• les systèmes d’exploitation et les logiciels (licences)
• des systèmes de sauvegarde,
• de l’onduleur avec sa batterie en cas de coupure de courant.

Le coût d’exploitation comprend : le temps passé par une personne de l’entreprise pour s’assurer du bon fonctionne ment, pour anticiper les problèmes potentiels (analyse des journaux d’évènements), pour répondre aux questions des utilisateurs, pour vérifier que le système est sécurisé et être à même de remettre « en route » en cas de crash ou de sinistre (incendie, dégâts des eaux, vols). Il faut également intégrer la facture d’électricité et de climatisation, qui parfois n’est pas négligeable. En fonction des contrats, il faut intégrer l’installation des mises à jour des logiciels ou des ordinateurs si la configuration initiale n’est pas suffisante pour absorber la montée en charge.

Le coût de non fonctionnement correspond à la perte de production, donc de facturation de l’entreprise si le service de messagerie ne fonctionne plus pendant une heure, un jour, une semaine.

Notre solution d’hébergement réduira inévitablement au moins un de ces trois postes, si ce n’est les trois à la fois. Pour un réponse chiffrée sur les économies que vous pouvez réaliser, n’hésitez pas à nous contacter.

Si vous êtes RSI (Responsable du Système d’Information)

Vous allez certainement vous dire que vous n’avez aucun intérêt à vous orienter vers ce type de service, puisque vous risqueriez, à terme, de menacer votre propre rôle dans l’entreprise. Cette question beaucoup de RSI ou d’administrateurs informatiques se la posent et peu de réponses sont données. En pratique voila ce qui se passe pour nos clients actuels qui ont choisi, avec l’aide de leur RSI, de mettre en place une solution de messagerie Exchange hébergée. Du fait que le RSI se trouve ainsi déchargé d’une part non négligeable de petites tâches non valorisantes mais pour autant chronophage, il peut désormais se focaliser sur des actions/missions beaucoup plus importantes afin d’améliorer la productivité de l’entreprise, sa sécurité, sa fiabilité. C’est souvent à cette occasion que l’entreprise fait un bon en avant, car son RSI peut enfin travailler sur des problématiques de fond.

Anecdocte : Un de nos clients nous a fait remarquer que selon lui, aujourd’hui, gérer l’intégralité de son informatique reviendrait à assurer lui-même l’entretien et le dépannage des véhicules de service de son entreprise. Pourtant, ce n’est pas le cas, l’entreprise a souscrit un contrat d’entretien personnalisé avec un garagiste. Ce qui veut dire que son responsable des services généraux est là pour veiller à ce que les contrats soient respectés, que les véhicules inutilisés soient rendus et que les véhicules sélectionnés correspondent aux besoins de l’entreprise. L’informatique est à la fois plus complexe à gérer qu’un parc automobile et son dysfonctionnement peut s’avérer bien plus catastrophique car il peut impacter toute l’entreprise en même temps.

6. Une messagerie évolutive :

Notre système de messagerie peut s’adapter aux besoins d’entreprises de toute taille. Notre architecture multisite nous permet de vous offrir un service de travail collaboratif de n’importe où, que vous ayez un ou plusieurs sites en France ou à l’étranger.

Vous pouvez démarrer l’hébergement avec  quelques boîtes et évoluer petit à petit pour atteindre plusieurs dizaines, centaines ou milliers de boîtes mails.

La facturation de nos services étant mensuelle et au proratas des comptes utilisés, vous ne payez uniquement que ce que vous avez utilisé le mois précédent. On ne peut pas faire plus en terme de sur mesure !

7. Évitez les tracas :

Fini les  problèmes lors des procédures d’installation ou de mise à jour, lors  de la maintenance ou des pannes ,puisque les serveurs sont sous notre responsabilité et sont installés dans des environnements dits de haute disponibilité.

8.  Restez libre :

Dans nos contrats nous précisons que si vous souhaitez revenir en arrière, c’est à dire que vous souhaitez quitter notre plateforme d’hébergement, nous vous restituons vos données dans les plus brefs délais. Nous pouvons également vous épauler en détachant un de nos techniciens ou ingénieurs chez vous pour réaliser ce retour.

9. Perte de vos données :

Notre environnement de production intègre des moyens techniques de sauvegarde haut de gamme que même une grosse PME ne peut acquérir.

Si vous endommagez votre disque dur, si vous vous faîtes voler votre ordinateur, vos données sont toujours sur notre serveur et vos pouvez toujours y accéder instantanément via votre smartphone ou via Outlook Web Access (via un PC connecté sur Internet).

10.  Une entreprise plus efficace au quotidien :

En utilisant nos services hébergés, et quel que soit la taille de votre entreprise, TPE, PME, Grand Groupe, vous avez l’esprit libre pour vous consacrer à votre métier et ainsi vous décharger des tâches répétitives d’exploitation d’une messagerie. Vous profitez d’un service performant, fiable, disponible pour que votre activité soit pérenne.

Vous avez des questions ? Vous avez besoin d’éclaircissements ? Nous sommes à votre écoute.

Contactez nous au 02 51 83 03 00 (choix 4) ou contact [at] openhost [point] fr

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